Wynajem mieszkania to dziś jedna z najpopularniejszych form inwestowania w nieruchomości – zarówno wśród osób prywatnych, jak i inwestorów, którzy budują większy portfel mieszkań na wynajem. Wraz z pierwszą umową najmu pojawia się jednak bardzo konkretny obowiązek wobec fiskusa: zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego i wybór formy opodatkowania. Dla wielu właścicieli to moment, w którym pojawia się stres i dziesiątki pytań:
Czy zawsze muszę zgłaszać najem do urzędu? W jakim terminie? Jak wygląda zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego w praktyce – czy da się zrobić wszystko online, przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP? Jakie formularze są potrzebne i co grozi za spóźnienie?
W tym artykule krok po kroku wyjaśnimy:
kogo dotyczy obowiązek zgłoszenia wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego,
na czym dokładnie polega samo zgłoszenie (co urząd „musi wiedzieć”),
jakie są termimy na zgłoszenie najmu i wybór formy opodatkowania,
jak wygląda zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego online,
jakie formularze i wzory zgłoszeń są stosowane w praktyce,
co z zakończeniem wynajmu – czy to też trzeba zgłaszać.
Dzięki temu bez problemu przejdziesz przez cały proces – od pierwszej umowy najmu, przez formalne zgłoszenie najmu do urzędu skarbowego, aż po rozliczenie podatku.
Rozważasz zakup mieszkania na wynajem? Zrób to bez stresu i nieprzewidzianych kosztów!
Umów się na bezpłatną rozmowę i dowiedz się jak możemy pomóc w:
- Uzyskaniu finansowania - dopasowujemy finansowanie tak, aby było bezpieczne i opłacalne
- Wyborze odpowiedniego mieszkania - dobrana lokalizacja, układ i grupa docelowa
- Koordynacją remontu i projektu, dzięki czemu unikasz problemów z podwykonawcami
- Weryfikacji przyszłych najemców - obniżamy ryzyko opóźnień i problemów
- Uzyskaniu pierwszych zwrotów już po 3-4 miesiącach od wypełnienia formularza.
Inwestuj mądrze, bez ryzyka i z pełnym wsparciem na każdym etapie.
Spis treści
Zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego – kogo dotyczy obowiązek i na czym polega?
Na początek najważniejsze: zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego dotyczy każdej osoby, która odpłatnie wynajmuje należące do niej mieszkanie (lub jego część – np. pokój), czyli otrzymuje z tego tytułu przychód z najmu. Nie ma znaczenia:
czy masz jedno mieszkanie, czy kilka,
czy najemca to osoba prywatna, czy firma,
czy umowa jest zawarta na czas określony, czy nieokreślony,
czy najem jest „okazjonalny”, „instytucjonalny”, czy zwykły najem.
Jeżeli co miesiąc wpływają na Twoje konto pieniądze za wynajem, to urząd skarbowy oczekuje, że:
zgłosisz fakt wynajmu mieszkania,
wybierzesz formę opodatkowania,
a następnie będziesz rozliczać podatek od tego najmu zgodnie z wybraną formą.
Co tak naprawdę oznacza „zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego”?
W praktyce, gdy mówimy o „zgłoszeniu wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego”, chodzi o kilka powiązanych czynności:
Poinformowanie urzędu o tym, że osiągasz przychody z najmu – najczęściej przez:
wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych (standard w najmie prywatnym),
albo – w określonych przypadkach – rozliczanie najmu w ramach działalności gospodarczej.
Wybór formy opodatkowania i zgłoszenie jej w terminie – dziś w praktyce najczęściej jest to ryczałt (stawki 8,5% i 12,5% w zależności od poziomu przychodów).
Zgłoszenie polega m.in. na:złożeniu odpowiedniego oświadczenia (jeśli jest wymagane) w Urzędzie Skarbowym właściwym dla Twojego miejsca zamieszkania,
a następnie na składaniu zeznań rocznych (np. PIT-28) oraz odprowadzaniu podatku.
Formalizacja najmu – poprzez umowę najmu, z której jasno wynika:
kto jest wynajmującym,
kto jest najemcą,
jaki jest przedmiot najmu (adres mieszkania),
jaka jest wysokość czynszu najmu,
od kiedy do kiedy obowiązuje umowa.
To bardzo ważne: samo podpisanie umowy najmu nie jest jeszcze zgłoszeniem do urzędu skarbowego. To dokument między Tobą a najemcą. Z punktu widzenia fiskusa liczy się dopiero rozliczenie przychodu z najmu, a do tego potrzebne jest właśnie prawidłowe zgłoszenie i wybór formy opodatkowania.
Kogo dokładnie dotyczy obowiązek zgłoszenia najmu?
Najprościej:
Zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego dotyczy każdej osoby, która otrzymuje pieniądze za najem mieszkania, niezależnie od tego, czy robi to „hobbystycznie”, czy w sposób bardziej zorganizowany.
W praktyce wyróżniamy dwie główne grupy:
Najem prywatny (poza działalnością gospodarczą)
wynajmujesz „prywatne” mieszkanie, które nie jest związane z firmą,
nie prowadzisz zorganizowanej działalności najmu na większą skalę,
rozliczasz się jako osoba fizyczna, nie jako przedsiębiorca.
W tym przypadku zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego polega zwykle na:
wyborze ryczałtu,
pilnowaniu terminów zapłaty zaliczek / ryczałtu,
złożeniu odpowiedniego zeznania rocznego.
Najem w ramach działalności gospodarczej
wynajem jest związany z Twoją firmą,
mieszkania stanowią środki trwałe w działalności,
masz więcej mieszkań i najem jest prowadzony w sposób powtarzalny, zorganizowany, na większą skalę.
W takiej sytuacji zgłoszenie najmu następuje w ramach prowadzonej firmy – urząd wie, że masz działalność gospodarczą, a Ty ujmujesz przychody z najmu w ramach tej działalności. Procedura jest inna, ale obowiązek zgłoszenia i opodatkowania przychodów z wynajmu nadal istnieje.
Jeśli jesteś „typowym” właścicielem jednego mieszkania na wynajem – prawdopodobnie mówimy o najem prywatnym i to do Ciebie będzie kierowana większość wskazówek w tym artykule.
Czy zawsze trzeba zgłaszać wynajem mieszkania do urzędu skarbowego?
Tak – jeśli:
podpisujesz umowę najmu (np. na 12 miesięcy),
pobierasz z tego tytułu czynsz (nawet jeśli jest to „tylko” 1500–2000 zł miesięcznie),
pieniądze wpływają na konto, gotówką lub w innej formie – jest to przychód, który podlega opodatkowaniu.
Nie ma znaczenia, że najem „pokrywa tylko ratę kredytu”, że „to tylko dorabianie do pensji” czy „najem na znajomego po kosztach”.
Z perspektywy urzędu skarbowego nadal jest to odpłatny najem, który należy zgłosić i opodatkować.
Na czym polega obowiązek zgłoszenia w praktyce?
W praktyce zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego oznacza dla Ciebie:
Decyzję, w jaki sposób rozliczasz podatek z najmu – np. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Dostosowanie się do obowiązujących terminów – zarówno jeśli chodzi o zgłoszenie formy opodatkowania, jak i późniejsze rozliczanie podatku (o terminach napiszemy szerzej w kolejnym nagłówku).
Przygotowanie podstawowych dokumentów, dzięki którym:
możesz udowodnić wysokość otrzymanych przychodów (przelewy, pokwitowania),
masz pod ręką umowę najmu (na wypadek kontroli),
jesteś w stanie wykazać, kiedy rozpocząłeś i kiedy zakończyłeś najem.
W dalszej części artykułu przejdziemy do bardzo konkretnych kwestii:
ile czasu masz na zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego,
jak wygląda zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego online,
co z zgłoszeniem przez ePUAP i jakie formularze / wzory zgłoszeń warto mieć pod ręką,
oraz jak podejść do zgłoszenia zakończenia wynajmu.
Dzięki temu dokładnie będziesz wiedzieć, co, gdzie i w jakim terminie załatwić, żeby najem Twojego mieszkania był nie tylko opłacalny, ale też w pełni bezpieczny pod kątem podatkowym.
Ile czasu na zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego? Kluczowe terminy i konsekwencje spóźnienia
Pytanie „ile czasu na zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego” wraca ciągle w dwóch kontekstach:
zwykły najem prywatny (standardowa umowa najmu mieszkania),
najem okazjonalny – specjalny typ umowy, który trzeba formalnie zgłosić do urzędu.
W każdym z tych przypadków „zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego” wygląda trochę inaczej.
1. Zwykły najem prywatny – terminy podatkowe zamiast klasycznego „zgłoszenia”
Od 2023 r. najem prywatny rozlicza się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – nie wybierasz już formy opodatkowania, bo z automatu obowiązuje ryczałt.
Co to oznacza praktycznie?
Nie ma formalnego obowiązku składania osobnego formularza „zgłoszeniowego” najmu.
Fiskus oczekuje, że:zaczniesz płacić ryczałt od przychodów z najmu,
złożysz na koniec roku PIT-28 z rozliczeniem przychodów z najmu.
Kluczowy termin:
do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskałeś pierwszy przychód z najmu w danym roku – musisz zapłacić pierwszy ryczałt od przychodów z najmu (dalej co miesiąc lub – jeśli spełniasz warunki – kwartalnie).
Przykład:
pierwszy czynsz najmu wpłynął na konto 10 marca,
do 20 kwietnia płacisz pierwszy podatek (ryczałt) – to w praktyce Twoje „zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego”.
Dodatkowo:
do końca kwietnia następnego roku składasz PIT-28 za cały poprzedni rok (np. za 2024 r. – do 30 kwietnia 2025 r.).
W zwykłym najmie prywatnym odpowiedź na pytanie „ile czasu na zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego” brzmi więc:
Masz czas do 20. dnia miesiąca po miesiącu pierwszego przychodu z najmu, żeby w praktyce „zgłosić” najem – czyli zapłacić pierwszy ryczałt od przychodów z najmu.
Nie ma osobnego druku „Zgłoszenie najmu” – liczy się termin rozpoczęcia rozliczania podatku i złożenie PIT-28.
2. Najem okazjonalny – 14 dni na zgłoszenie umowy do urzędu
Inaczej wygląda najem okazjonalny. Tu przepisy wprost mówią o obowiązku zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego.
Zgłaszasz umowę najmu okazjonalnego do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca Twojego zamieszkania (nie według adresu mieszkania).
Masz na to 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (wydania lokalu najemcy).
Przykład:
umowę najmu okazjonalnego podpisujesz 15 września,
najemca wprowadza się do mieszkania 1 października,
do 15 października musisz zgłosić tę umowę najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego.
Jeżeli tego nie zrobisz, umowa traci status najmu okazjonalnego i jest traktowana jak zwykła umowa najmu – tracisz wtedy ułatwienia związane z szybszą egzekucją opróżnienia lokalu, a niektóre ochronne zapisy dla wynajmującego po prostu nie działają.
3. Małżonkowie a terminy (gdy całość najmu rozlicza jedno z nich)
Jeżeli mieszkanie należy do małżonków i chcecie, aby całość przychodów z najmu była opodatkowana u jednego małżonka, trzeba złożyć do urzędu oświadczenie w tym zakresie.
Termin:
do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymaliście pierwszy przychód z najmu w danym roku,
albo do końca roku, jeśli pierwszy przychód był w grudniu.
To również w praktyce element „zgłoszenia wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego”.
Konsekwencje spóźnienia – co jeśli nie zgłosisz najmu ani nie opłacisz podatku w terminie?
a) Spóźnienie w zwykłym najmie prywatnym (ryczałt)
Jeśli:
zaczniesz wynajmować mieszkanie,
ale nie zapłacisz w terminie pierwszego ryczałtu od przychodów z najmu,
to powstaje zaległość podatkowa, a urząd nalicza odsetki za zwłokę. Aktualnie (druga połowa 2025 r.) odsetki za zaległości podatkowe wynoszą około 11,5–13% w skali roku, a ich dokładna stawka jest regularnie aktualizowana przez Ministerstwo Finansów.
Dodatkowo:
przy większych zaległościach i dłuższym okresie braku rozliczenia urząd może potraktować sprawę jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe,
oprócz podatku i odsetek możesz mieć do czynienia z grzywną wynikającą z Kodeksu karnego skarbowego.
Żeby zminimalizować ryzyko kary:
warto jak najszybciej uregulować zaległe ryczałty,
i złożyć do urzędu tzw. czynny żal – czyli pismo, w którym sam przyznajesz się do błędu, wyjaśniasz sytuację i deklarujesz uregulowanie podatku z odsetkami. Jeżeli zrobisz to zanim urząd rozpocznie kontrolę, możesz uniknąć sankcji karnych.
b) Spóźnienie przy najmie okazjonalnym
Jeśli spóźnisz się ze zgłoszeniem umowy najmu okazjonalnego (minie 14 dni od rozpoczęcia najmu), to:
sama umowa pozostaje ważna jako zwykła umowa najmu,
ale tracisz przywileje najmu okazjonalnego – przede wszystkim uproszczoną procedurę eksmisyjną i ochronę związaną z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji.
Z punktu widzenia podatków:
jeżeli mimo braku zgłoszenia regularnie płacisz podatek od najmu i rozliczasz go w PIT-28, samo spóźnienie ze zgłoszeniem umowy najmu okazjonalnego nie powoduje automatycznie kary podatkowej – to obowiązek wynikający z ustawy o ochronie praw lokatorów, a nie z przepisów podatkowych.
Rozważasz zakup mieszkania na wynajem? Zrób to bez stresu i nieprzewidzianych kosztów!
Umów się na bezpłatną rozmowę i dowiedz się jak możemy pomóc w:
- Uzyskaniu finansowania - dopasowujemy finansowanie tak, aby było bezpieczne i opłacalne
- Wyborze odpowiedniego mieszkania - dobrana lokalizacja, układ i grupa docelowa
- Koordynacją remontu i projektu, dzięki czemu unikasz problemów z podwykonawcami
- Weryfikacji przyszłych najemców - obniżamy ryzyko opóźnień i problemów
- Uzyskaniu pierwszych zwrotów już po 3-4 miesiącach od wypełnienia formularza.
Inwestuj mądrze, bez ryzyka i z pełnym wsparciem na każdym etapie.
Jak zgłosić wynajem mieszkania do urzędu skarbowego krok po kroku?
W praktyce zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego w zwykłym najmie prywatnym oznacza:
rozpoczęcie płacenia ryczałtu w terminie,
oraz późniejsze złożenie PIT-28.
Przy najmie okazjonalnym dochodzi jeszcze formalna informacja do urzędu o zawarciu umowy najmu okazjonalnego w ciągu 14 dni.
Poniżej ogólny schemat, jak to poukładać.
Krok 1. Ustal rodzaj najmu i formę rozliczenia
Najem prywatny (standardowa umowa, mieszkanie „prywatne”)
od 2023 r. – tylko ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
„zgłoszeniem” jest w praktyce:
pierwsza płatność ryczałtu do 20. dnia miesiąca po pierwszym przychodzie,
oraz roczne zeznanie PIT-28.
Najem okazjonalny
zawierasz szczególną umowę z dodatkowymi dokumentami (m.in. oświadczenie najemcy, wskazanie innego lokalu),
musisz zgłosić umowę najmu okazjonalnego do urzędu w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu,
podatek nadal rozliczasz jak przy zwykłym najmie – ryczałtem.
Najem w ramach działalności gospodarczej
inna historia – tu dochodzą zasady działalności, konkretna forma opodatkowania (skala, liniowy, ryczałt) i odrębne terminy.
Dalej zakładam, że interesuje Cię najczęstszy przypadek – najem prywatny (zwykły lub okazjonalny).
Krok 2. Sprawdź, który urząd skarbowy jest właściwy
Właściwy urząd skarbowy ustala się według Twojego miejsca zamieszkania, a nie położenia mieszkania.
To do tego naczelnika US będziesz:
płacić ryczałt od najmu,
ewentualnie zgłaszać umowę najmu okazjonalnego,
wysyłać PIT-28.
Krok 3. Przygotuj dokumenty i dane
Zanim rozpoczniesz zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego (w jakiejkolwiek formie):
umowa najmu (zwykła lub okazjonalna),
dane wynajmującego (Twoje),
dane najemcy,
adres mieszkania,
data rozpoczęcia najmu,
wysokość czynszu najmu i sposób płatności.
Przy najmie okazjonalnym potrzebne będą też załączniki (oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji itd.).
Krok 4. Zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego w najmie prywatnym (bez umowy okazjonalnej)
W standardowym najmie prywatnym procedura wygląda tak:
Zacznij płacić ryczałt w terminie
policz miesięczny przychód z najmu (czynsz brutto, bez odliczania kosztów),
zastosuj stawkę 8,5% lub 12,5% w zależności od poziomu przychodów w roku,
wykonaj przelew na swój mikrorachunek podatkowy z odpowiednim tytułem (np. „ryczałt od przychodów z najmu za 03/2025”).
Pilnuj terminu 20. dnia miesiąca
pierwszy raz – po pierwszym przychodzie z najmu w roku,
potem co miesiąc (lub kwartalnie, jeśli spełniasz warunki do rozliczeń kwartalnych).
Na koniec roku złóż PIT-28
do końca kwietnia roku następnego,
w PIT-28 wykazujesz wszystkie przychody z najmu prywatnego za cały rok.
W ten sposób fiskus widzi Twoje zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego – przez płatności ryczałtu i PIT-28. Nie potrzebujesz dodatkowego formularza „zgłoszeniowego”.
Krok 5. Zgłoszenie najmu okazjonalnego
Jeśli zdecydowałeś się na najem okazjonalny:
Spisujesz umowę najmu okazjonalnego wraz z wymaganymi załącznikami.
W ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (wydania lokalu) przygotowujesz zgłoszenie do urzędu skarbowego – pisemnie, osobiście, pocztą lub elektronicznie.
Podatek od przychodu z najmu rozliczasz tak samo – ryczałtem i w PIT-28.
Zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego online – instrukcja krok po kroku
Coraz częściej całe zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego online załatwia się:
przez e-Urząd Skarbowy (podatki.gov.pl),
albo przez ePUAP (pismo ogólne do urzędu skarbowego).
W przypadku zwykłego najmu prywatnego online ogarniasz głównie:
płatność ryczałtu,
złożenie PIT-28,
ewentualne pismo ogólne do urzędu (np. zgłoszenie najmu okazjonalnego).
Przykładowa ścieżka w e-Urzędzie Skarbowym:
Wejdź na stronę e-Urzędu Skarbowego i zaloguj się:
przez Profil Zaufany,
bankowość elektroniczną,
aplikację mObywatel, e-Dowód lub dane podatkowe.
Sprawdź swoje dane i mikrorachunek podatkowy – w zakładce „Twoje dane podatkowe” i „Mikrorachunek podatkowy”.
Zapłać ryczałt online
wykonujesz przelew na mikrorachunek – możesz korzystać z gotowych „pasków płatności” lub samodzielnie wprowadzić dane.
Wyślij pismo ogólne (np. w sprawie najmu okazjonalnego) – jeśli chcesz, żeby w systemie była dodatkowa informacja o wynajmie:
w e-Urzędzie wybierz sekcję dotyczącą pism / korespondencji,
wybierz wysłanie pisma ogólnego do urzędu skarbowego,
wskaż właściwy urząd, wpisz tytuł (np. „Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego mieszkania”),
opisz krótko umowę i dane mieszkania,
dołącz skan umowy lub załączników (PDF, JPG),
wyślij pismo i zachowaj potwierdzenie.
Złóż PIT-28 online – również przez e-Urząd Skarbowy, wybierając formularz PIT-28 i wskazując przychody z najmu.
W ten sposób całe zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego online masz w jednym systemie – bez papierów i wizyt w urzędzie.
Zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego przez ePUAP – jak wysłać zgłoszenie elektronicznie?
Jeśli wolisz klasyczny ePUAP, możesz wysłać do urzędu „pismo ogólne do urzędu skarbowego” – np. z informacją o najmie okazjonalnym, zgłoszeniem najmu czy czynny żal.
Schemat wygląda tak:
Wejdź na stronę „Wyślij pismo ogólne” na gov.pl.
Kliknij „Wyślij pismo ogólne”, zaloguj się na ePUAP (Profil Zaufany, e-dowód itd.).
Wybierz usługę „Pismo ogólne do urzędu skarbowego” i wskaż właściwy urząd.
Uzupełnij formularz:
tytuł pisma, np. „Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego mieszkania przy ul. …” albo „Zgłoszenie najmu mieszkania”,
treść – podstawowe dane:
Twoje dane (wynajmującego),
adres wynajmowanego mieszkania,
dane najemcy,
data rozpoczęcia najmu, okres obowiązywania umowy,
informacja, że przychody rozliczasz ryczałtem.
Dodaj załączniki (np. skan umowy najmu okazjonalnego i wymaganych oświadczeń).
Podpisz pismo Profilem Zaufanym i wyślij.
Odbierz UPO/UPP (Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia) na skrzynce ePUAP – to Twój dowód, że zgłoszenie dotarło do urzędu.
To wygodny sposób szczególnie wtedy, gdy chcesz mieć twardy dowód zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego bez wychodzenia z domu.
Zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego w urzędzie – forma papierowa i osobista wizyta
Jeżeli nie chcesz działać online, możesz wykonać zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego w formie papierowej.
Przygotuj pismo
W przypadku najmu okazjonalnego nie ma jednego urzędowego wzoru zgłoszenia. Możesz:skorzystać z gotowych wzorów dostępnych w internecie,
albo napisać własne pismo, zawierając:
dane wynajmującego,
dane najemcy,
adres mieszkania,
datę rozpoczęcia najmu i okres obowiązywania umowy,
informację, że jest to umowa najmu okazjonalnego,
listę załączników (umowa, oświadczenia itd.).
Załącz potrzebne dokumenty
kopię umowy najmu okazjonalnego,
wymagane oświadczenia, np. o poddaniu się egzekucji, wskazaniu lokalu zastępczego.
Złóż zgłoszenie osobiście lub pocztą
osobiście w sekretariacie swojego urzędu skarbowego,
albo listem poleconym (najlepiej za potwierdzeniem nadania).
W przypadku zwykłego najmu prywatnego takie pismo nie jest wymagane – możesz, ale nie musisz informować urzędu osobnym pismem o tym, że zacząłeś wynajmować mieszkanie. Wystarczy, że:
zapłacisz ryczałt w terminie,
wykażesz przychód z najmu w PIT-28.
Rozważasz zakup mieszkania na wynajem? Zrób to bez stresu i nieprzewidzianych kosztów!
Umów się na bezpłatną rozmowę i dowiedz się jak możemy pomóc w:
- Uzyskaniu finansowania - dopasowujemy finansowanie tak, aby było bezpieczne i opłacalne
- Wyborze odpowiedniego mieszkania - dobrana lokalizacja, układ i grupa docelowa
- Koordynacją remontu i projektu, dzięki czemu unikasz problemów z podwykonawcami
- Weryfikacji przyszłych najemców - obniżamy ryzyko opóźnień i problemów
- Uzyskaniu pierwszych zwrotów już po 3-4 miesiącach od wypełnienia formularza.
Inwestuj mądrze, bez ryzyka i z pełnym wsparciem na każdym etapie.
Jakie formularze są potrzebne do zgłoszenia wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego? Dane, których wymaga urząd
To, jakie formularze i dokumenty są potrzebne przy zgłoszeniu wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego, zależy od dwóch rzeczy:
czy masz zwykły najem prywatny,
czy zawierasz umowę najmu okazjonalnego.
Wielu właścicieli szuka w Google hasła „druk do zgłoszenia najmu”, „formularz do urzędu skarbowego”, „jakie dokumenty do zgłoszenia najmu” – i tu ważna informacja:
W przypadku zwykłego najmu prywatnego nie ma jednego, urzędowego formularza „zgłoszenia wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego”. Obowiązek wobec fiskusa realizujesz przede wszystkim przez płatność ryczałtu oraz złożenie PIT-28.
Natomiast najem okazjonalny wymaga już osobnego zgłoszenia umowy do naczelnika urzędu skarbowego, ale… również bez narzuconego, ogólnopolskiego druku – urząd akceptuje zwykłe pismo zawierające określone dane.
1. Zwykły najem prywatny – jakie „druki” są w praktyce potrzebne?
W standardowym najmie prywatnym Twoje „zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego” odbywa się poprzez:
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
płatny do 20. dnia miesiąca po miesiącu uzyskania przychodu z najmu,
przelew na mikrorachunek podatkowy.
Zeznanie roczne PIT-28
formularz PIT-28 służy do rozliczenia przychodów opodatkowanych ryczałtem – w tym przychodów z najmu prywatnego,
składasz go do końca kwietnia roku następnego (np. za 2025 rok – do końca kwietnia 2026).
W praktyce więc – zamiast jednego „druku zgłoszenia najmu” – masz:
umowę najmu (Twoja i najemcy – nie jest składana do US, ale warto ją mieć przy sobie na wypadek kontroli),
dowody przelewów i rozliczeń,
PIT-28 jako główny formularz podatkowy.
Dodatkowo mogą pojawić się dokumenty pomocnicze, np.:
oświadczenie małżonków o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z nich (gdy mieszkanie jest wspólne, a rozlicza jedna osoba) – tu też często nie ma jednego narzuconego druku, tylko prosty formularz/oświadczenie przygotowane przez biura rachunkowe czy wydawnictwa z drukami.
2. Najem okazjonalny – zgłoszenie umowy do urzędu
Przy najmie okazjonalnym sprawa wygląda inaczej. Tutaj:
musisz zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego do naczelnika urzędu skarbowego,
masz na to 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (wydania lokalu najemcy),
urząd skarbowy wymaga, by zgłoszenie zawierało konkretne dane, ale nie narzuca jednego, ogólnopolskiego wzoru pisma.
Co ciekawe, niektóre urzędy skarbowe i izby administracji skarbowej przygotowały swoje własne druki typu:
„Zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego lokalu” – z polami na dane podatnika, dane najemcy, adres lokalu, datę rozpoczęcia najmu itd.
To jednak tylko lokalne ułatwienie dla podatników, a nie ogólnokrajowy obowiązkowy formularz. Możesz:
użyć takiego druku,
albo przygotować własne pismo (o takim wzorze zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego piszę niżej).
Jakie dane urząd wymaga przy zgłoszeniu najmu (zwłaszcza okazjonalnego)?
Niezależnie od tego, czy korzystasz z gotowego druku zgłoszenia najmu, czy piszesz pismo samodzielnie, urząd skarbowy oczekuje, że wskażesz m.in.:
dane wynajmującego:
imię i nazwisko,
PESEL / NIP,
adres zamieszkania,
ewentualnie dane małżonka (jeśli mieszkanie jest wspólne);
dane najemcy (imię, nazwisko, adres, PESEL – o ile jest),
adres lokalu będącego przedmiotem najmu,
datę zawarcia umowy najmu,
datę rozpoczęcia najmu (wydania lokalu),
informację, że chodzi o umowę najmu okazjonalnego,
wykaz załączników (np. umowa, oświadczenia najemcy).
Dzięki temu zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego jest dla urzędnika czytelne i łatwe do zidentyfikowania w systemie.
Zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego – wzór zgłoszenia i przykładowe wypełnienie
Skoro fraza „zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego wzór” ma swój wolumen, to w artykule warto pokazać prosty, praktyczny szablon, którego czytelnik może użyć jako:
wzór zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego przy najmie okazjonalnym,
albo jako ogólne „zawiadomienie o wynajmie mieszkania” przy zwykłym najmie (jeśli ktoś po prostu chce mieć wszystko „na piśmie”, mimo że formalnie nie musi).
Wzór zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego (do wypełnienia)
Możesz pokazać coś w tym stylu (jako treść pisma):
[Miejscowość, data]
Imię i nazwisko wynajmującego
Adres zamieszkania: [ulica, nr, kod, miejscowość]
PESEL: [numer PESEL] / NIP: [numer NIP – jeśli dotyczy]Naczelnik Urzędu Skarbowego
właściwy według miejsca zamieszkania
[adres urzędu]ZAWIADOMIENIE O ZAWARCIU UMOWY NAJMU OKAZJONALNEGO LOKALU
Niniejszym zawiadamiam, że w dniu [data zawarcia umowy] zawarłem(am) z
[imię i nazwisko najemcy, adres, PESEL]
umowę najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego położonego przy:
[dokładny adres lokalu – ulica, nr, kod, miejscowość].Lokal został wydany najemcy w dniu [data rozpoczęcia najmu – wydania lokalu].
Umowa została zawarta na okres od [data od] do [data do / czas nieokreślony].
W załączeniu przekazuję:
Kopię umowy najmu okazjonalnego.
Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji.
Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy.
[własnoręczny podpis wynajmującego]
To przykładowy „zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego – wzór”, który jest zgodny z tym, czego wymagają przepisy przy najmie okazjonalnym, a jednocześnie neutralny – nie jest kopią żadnego oficjalnego druku.
Przykładowe wypełnienie wzoru zgłoszenia najmu
Możesz też dodać w artykule krótką, „wypełnioną” wersję (z fikcyjnymi danymi), np.:
Warszawa, 10.03.2025 r.
Jan Kowalski
ul. Słoneczna 5/7
00-001 Warszawa
PESEL: 80010112345Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście
ul. Przykładowa 10
00-950 WarszawaZAWIADOMIENIE O ZAWARCIU UMOWY NAJMU OKAZJONALNEGO LOKALU
Niniejszym zawiadamiam, że w dniu 01.03.2025 r. zawarłem z
Anną Nowak, zam. ul. Kwiatowa 2/3, 00-002 Warszawa, PESEL 90020254321
umowę najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego położonego przy:
ul. Zielona 8/10, 01-100 Warszawa.Lokal został wydany najemcy w dniu 05.03.2025 r.
Umowa została zawarta na okres od 05.03.2025 r. do 04.03.2026 r.
Załączniki:
Kopia umowy najmu okazjonalnego.
Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji.
Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego.
Jan Kowalski
Dzięki temu frazy „zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego wzór” i „wzór zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego” naturalnie pojawiają się w tekście, a czytelnik dostaje realną wartość – gotowy schemat, który może zaadaptować do swojej sytuacji.
Zakończenie wynajmu mieszkania – kiedy i jak zgłosić to do urzędu skarbowego?
Fraza „zakończenie wynajmu mieszkania zgłoszenie do urzędu skarbowego” brzmi tak, jakby likwidację najmu trzeba było specjalnie „meldować” fiskusowi. W praktyce:
Co do zasady, zakończenie najmu mieszkania nie wymaga osobnego zgłoszenia do urzędu skarbowego – ani przy zwykłym najmie prywatnym, ani nawet przy najmie okazjonalnym. Ważne jest natomiast, żeby prawidłowo zakończyć rozliczenia podatkowe.
1. Zakończenie zwykłego najmu prywatnego
Przy standardowym najmie prywatnym:
-
kończy się umowa najmu,
-
przestajesz otrzymywać czynsz,
-
czyli przestajesz mieć przychód z najmu.
Co to oznacza podatkowo?
-
Nie płacisz już ryczałtu za kolejne miesiące – bo nie masz przychodu.
-
W rocznym PIT-28 wykazujesz przychody z najmu tylko za okres, w którym najem faktycznie trwał.
Nie ma przepisu, który nakazywałby:
-
wysyłać odrębne „zgłoszenie zakończenia wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego”,
-
składać specjalnego formularza przy „wyzerowaniu” przychodów z najmu prywatnego.
Urząd „widzi”, że zakończenie wynajmu mieszkania nastąpiło wtedy, gdy:
-
przestajesz wpłacać ryczałt,
-
a w kolejnym PIT-28 nie wykazujesz już przychodu z najmu.
2. Zakończenie najmu okazjonalnego – czy trzeba coś zgłaszać?
Przy najmie okazjonalnym obowiązek zgłoszenia dotyczy zawarcia umowy, nie jej zakończenia.
Zgodnie z interpretacjami i poradnikami:
-
nie ma obowiązku zgłaszania do urzędu skarbowego faktu rozwiązania czy wygaśnięcia umowy najmu okazjonalnego,
-
zgłoszenie jest wymagane tylko przy zawarciu umowy.
Czyli:
-
jeśli umowa najmu okazjonalnego się kończy,
-
najemca się wyprowadza,
-
a Ty dalej nie wynajmujesz tego mieszkania lub wynajmujesz na innej umowie – nie ma dodatkowego „Zakończenie najmu – zgłoszenie do US”.
Podatkowo obowiązuje ta sama zasada: przestajesz mieć przychód = przestajesz płacić podatek. Ostatni ryczałt płacisz za miesiąc, w którym otrzymałeś ostatni czynsz.
3. Dobrowolne zgłoszenie zakończenia najmu – kiedy może mieć sens?
W internecie można znaleźć lokalne druki typu „Informacja o zakończeniu najmu lokalu”, przygotowane przez niektóre urzędy skarbowe – często łączone z oświadczeniem o rezygnacji z ryczałtu od danego lokalu.
Nie jest to:
-
ogólnopolski obowiązek,
-
ani warunek ważności zakończenia najmu.
Może jednak mieć sens, gdy:
-
miałeś kilka mieszkań na ryczałcie,
-
chcesz uporządkować kwestię, że z konkretnego lokalu nie osiągasz już przychodu,
-
albo po prostu lubisz mieć „czarno na białym”, że urząd został poinformowany (np. gdy wcześniej składałeś oficjalne zgłoszenie najmu).
Wtedy możesz:
-
skorzystać z lokalnego druku (jeśli Twój US go udostępnia),
-
albo wysłać pismo ogólne (przez ePUAP / e-Urząd Skarbowy lub pocztą), w którym krótko poinformujesz, że:
-
„z dniem … zakończyłem/am najem lokalu przy ul. …, od którego przychody były opodatkowane ryczałtem”.
-
Nie jest to konieczne, ale jest bezpiecznym i uporządkowanym podejściem, szczególnie dla osób, które chcą mieć pełną dokumentację.
Rozważasz zakup mieszkania na wynajem? Zrób to bez stresu i nieprzewidzianych kosztów!
Umów się na bezpłatną rozmowę i dowiedz się jak możemy pomóc w:
- Uzyskaniu finansowania - dopasowujemy finansowanie tak, aby było bezpieczne i opłacalne
- Wyborze odpowiedniego mieszkania - dobrana lokalizacja, układ i grupa docelowa
- Koordynacją remontu i projektu, dzięki czemu unikasz problemów z podwykonawcami
- Weryfikacji przyszłych najemców - obniżamy ryzyko opóźnień i problemów
- Uzyskaniu pierwszych zwrotów już po 3-4 miesiącach od wypełnienia formularza.
Inwestuj mądrze, bez ryzyka i z pełnym wsparciem na każdym etapie.
Najczęstsze błędy przy zgłoszeniu wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego i jak ich uniknąć
Choć samo zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego nie jest skomplikowane, w praktyce właściciele popełniają kilka powtarzalnych błędów. Część wynika z niejasnych informacji w internecie, część z pośpiechu przy wysyłaniu dokumentów online lub przez ePUAP.
Poniżej lista najczęstszych wpadek i konkretne sposoby, jak ich uniknąć.
1. Mylenie „zgłoszenia najmu” z samą umową najmu
Błąd:
Właściciel uważa, że skoro podpisał z najemcą umowę, to „sprawa załatwiona” i urząd skarbowy o wszystkim „się dowie”. Nie zaczyna płacić ryczałtu, nie składa PIT-28.
Jak tego uniknąć?
Traktuj umowę jako dokument między Tobą a najemcą, a nie jako zgłoszenie do urzędu.
Faktyczne zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego w zwykłym najmie prywatnym następuje przez:
opłacenie ryczałtu do 20. dnia miesiąca po pierwszym przychodzie,
ujęcie najmu w PIT-28.
Po podpisaniu umowy od razu wpisz w kalendarz termin pierwszej wpłaty ryczałtu.
2. Spóźnienie z pierwszą płatnością ryczałtu
Błąd:
Właściciel zaczyna najem, ale „na spokojnie” odkłada temat podatku, ufając, że rozliczy wszystko „w rocznym PIT”. Tymczasem ryczałt powinien być płacony w trakcie roku.
Jak tego uniknąć?
Zapamiętaj zasadę:
pierwszy czynsz = pierwszy przychód = do 20. dnia następnego miesiąca płacisz pierwszy ryczałt.
Ustal sobie prosty system:
np. 15. dnia każdego miesiąca siadasz do przelewów z tytułu najmu.
Jeśli się spóźnisz – jak najszybciej zapłać zaległy ryczałt i rozważ wysłanie czynnego żalu, zamiast udawać, że problemu nie ma.
3. Wysłanie zgłoszenia na zły urząd skarbowy
Błąd:
Przy zgłoszeniu najmu okazjonalnego – lub wysyłając zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego online / przez ePUAP – właściciel wybiera urząd właściwy dla adresu mieszkania, zamiast dla swojego miejsca zamieszkania.
Jak tego uniknąć?
Zawsze sprawdzaj, jaki urząd jest właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania (nie dla położenia lokalu).
Przy wysyłce przez ePUAP lub e-Urząd Skarbowy:
zwróć uwagę, jaki urząd wybierasz z listy,
jeśli wynajmujesz mieszkanie w innym mieście niż mieszkasz – tym bardziej to skontroluj.
4. Brak lub niepełne dane w piśmie przy najmie okazjonalnym
Błąd:
Właściciel wysyła do urzędu bardzo ogólne pismo typu „Zawiadamiam, że wynajmuję mieszkanie”, bez podania kluczowych danych: kto wynajmuje, komu, od kiedy, jaki lokal.
Jak tego uniknąć?
W piśmie zgłaszającym najmu okazjonalny podaj zawsze:
dane swoje i najemcy,
pełny adres lokalu,
datę zawarcia umowy i datę rozpoczęcia najmu (wydania lokalu),
okres trwania umowy,
listę załączników (umowa, oświadczenia).
Możesz korzystać z przygotowanego wcześniej wzoru zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego, a nie pisać wszystko „od zera”.
5. Błędy techniczne przy zgłoszeniu wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego online / ePUAP
Błąd:
Przy wysyłce elektronicznej zdarzają się problematyczne „drobiazgi”:
brak podpisu Profilem Zaufanym,
brak załącznika (umowa najmu okazjonalnego, oświadczenia),
błędnie wybrany typ pisma (nie „pismo ogólne do urzędu skarbowego”),
brak potwierdzenia nadania.
Jak tego uniknąć?
Przed wysłaniem zgłoszenia wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego przez ePUAP:
upewnij się, że wybrałeś odpowiednią usługę (pismo ogólne do US),
sprawdź, czy wszystkie załączniki są dołączone i czytelne,
podpisz pismo Profilem Zaufanym,
pobierz UPO/UPP (urządowe poświadczenie), zachowaj je jako dowód.
W e-Urzędzie skarbowym zawsze przechodź krok po kroku i na koniec pobierz potwierdzenie złożenia.
6. Brak rozróżnienia między najmem prywatnym a działalnością gospodarczą
Błąd:
Osoba, która ma kilka mieszkań, miesza najem prywatny z działalnością gospodarczą. Raz wykazuje przychody w działalności, innym razem prywatnie, nie ma spójnej koncepcji.
Jak tego uniknąć?
Ustal jasno, czy:
Twoje mieszkania są wynajmowane prywatnie, czy
w ramach firmy (np. gdy jest to działalność zorganizowana na większą skalę).
Jeśli masz wątpliwości – skonsultuj to z doradcą podatkowym lub biurem rachunkowym.
Pamiętaj: zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego musi być spójne z tym, jak rozliczasz podatki (PIT-28 / działalność).
7. Brak dokumentów na wypadek kontroli
Błąd:
Właściciel wynajmuje, płaci ryczałt, ale nie przechowuje umowy najmu, dowodów przelewów, prostych zestawień przychodów.
Jak tego uniknąć?
Trzymaj w jednym miejscu:
umowy najmu (zwykłe lub okazjonalne),
protokoły zdawczo-odbiorcze,
potwierdzenia przelewów,
własne zestawienie: miesiąc → kwota czynszu → zapłacony ryczałt.
Jeśli urząd zapyta, łatwo pokażesz, że zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego było realne – masz przychody, masz płatności, wszystko się spina.
FAQ: najczęstsze pytania o zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego
Ile czasu mam na zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego?
W zwykłym najmie prywatnym nie składasz osobnego formularza „zgłoszeniowego”. Masz:
do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym otrzymałeś pierwszy czynsz, na zapłatę pierwszego ryczałtu od przychodów z najmu,
na koniec roku składasz PIT-28, wykazując przychody z najmu za dany rok.
Jeśli masz najem okazjonalny, to dodatkowo:
masz 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (wydania lokalu) na zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do naczelnika urzędu skarbowego.
Jak wygląda zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego online krok po kroku?
W największym skrócie:
Logujesz się do e-Urzędu Skarbowego (np. przez Profil Zaufany lub bank).
Sprawdzasz swój mikrorachunek podatkowy.
Płacisz ryczałt od przychodów z najmu (do 20. dnia miesiąca po pierwszym przychodzie).
Na koniec roku składasz online PIT-28.
Jeśli masz najem okazjonalny, wysyłasz dodatkowo pismo ogólne do urzędu skarbowego, w którym zgłaszasz zawarcie umowy, dołączając skany dokumentów.
To właśnie w praktyce jest zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego online.
Czy zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego przez ePUAP jest obowiązkowe, czy tylko wygodne?
Nie jest obowiązkowe – to jedna z form kontaktu z urzędem.
Możesz:
zgłosić najem okazjonalny osobiście (papierowo),
wysłać pismo pocztą,
albo zrobić to przez ePUAP czy e-Urząd Skarbowy.
Z punktu widzenia urzędu liczy się efekt: żeby informacja o umowie najmu okazjonalnego dotarła w terminie. Forma (ePUAP czy papier) to kwestia wygody.
Czy muszę składać osobne zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego, jeśli rozliczam najem w PIT?
W przypadku zwykłego najmu prywatnego:
nie musisz składać osobnego zgłoszenia typu „Zgłoszenie najmu mieszkania”,
wystarczy, że:
płacisz ryczałt w trakcie roku,
wykazujesz przychody z najmu w PIT-28.
Osobne zgłoszenie (pismo do urzędu) jest natomiast wymagane przy:
najmie okazjonalnym – tam musisz zgłosić zawarcie umowy w ciągu 14 dni.
Skąd wziąć wzór zgłoszenia wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego?
Masz kilka opcji:
skorzystać z wzorów dostępnych w internecie (np. „zawiadomienie o zawarciu umowy najmu okazjonalnego lokalu”),
pobrać druk opracowany przez Twój urząd skarbowy, jeśli taki udostępnia,
oprzeć się na prostym, uniwersalnym wzorze zgłoszenia wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego, takim jak ten z tego artykułu:
dane wynajmującego,
dane najemcy,
adres lokalu,
daty (zawarcia umowy, rozpoczęcia najmu),
informacja, że jest to najem okazjonalny,
lista załączników.
Najważniejsze jest, żeby pismo było czytelne, kompletne i podpisane – nie musi być idealnie w formacie „urzędniczym”.
Co jeśli zapomnę o zakończeniu wynajmu mieszkania i nie zgłoszę tego do urzędu skarbowego?
Dobra wiadomość:
w większości przypadków nie ma obowiązku zgłaszania zakończenia zwykłego najmu jako osobnej czynności.
zakończenie wynajmu mieszkania „widoczne” jest dla urzędu wtedy, gdy:
przestajesz mieć przychód (nie wpływa czynsz),
przestajesz płacić ryczałt,
w kolejnym PIT-28 nie wykazujesz przychodów z tego najmu.
Jeżeli wcześniej:
zgłaszałeś najem okazjonalny,
albo złożyłeś papierowe pismo o rozpoczęciu najmu,
to możesz – dla porządku – wysłać krótkie pismo lub wiadomość przez ePUAP, że:
„z dniem … zakończyłem najem lokalu przy ul. …, od którego przychody były opodatkowane ryczałtem”.
Nie jest to jednak obowiązek, tylko dodatkowy krok dla przejrzystości dokumentacji – najważniejsze, aby prawidłowo rozliczyć ostatni miesiąc najmu i nie płacić podatku za okres, gdy najmu już nie ma.
