Jeśli wynajmujesz mieszkanie prywatnie (jako osoba fizyczna, poza działalnością gospodarczą) i chcesz ograniczyć ryzyko problemów z wyprowadzką najemcy, najem okazjonalny jest jednym z najbezpieczniejszych narzędzi po Twojej stronie. Daje prostszą, szybszą ścieżkę wydania lokalu po zakończeniu umowy – pod warunkiem, że od początku zrobisz to krok po kroku i kompletujesz właściwe dokumenty.
W tym przewodniku znajdziesz: definicję i zasady, wzór i elementy umowy, kto musi być u notariusza, ile kosztuje najem okazjonalny u notariusza (2024 vs 2025), jak zgłosić najem okazjonalny do US, podatek – najem okazjonalny (stawki i przykłady), porównanie najem prywatny a okazjonalny oraz najem instytucjonalny a okazjonalny, a także duży FAQ z odpowiedziami na najczęstsze pytania.
Spis treści
1) Najem okazjonalny — co to? Co to jest najem okazjonalny?
Najem okazjonalny to umowa najmu lokalu mieszkalnego, którą może zawrzeć wyłącznie właściciel będący osobą fizyczną (poza działalnością gospodarczą w zakresie wynajmu). Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat. Kluczowym elementem jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego (art. 777 k.p.c.), które umożliwia właścicielowi szybsze odzyskanie lokalu po zakończeniu najmu.
Najem okazjonalny co to znaczy w praktyce? To nie promocja ani „najem na okazję”, lecz szczególny reżim prawny chroniący właściciela. Działa tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie ustawowe warunki.
2) Na czym polega najem okazjonalny i jakie są zasady
Trzy obowiązkowe załączniki:
- Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego.
- Wskazanie lokalu, w którym najemca zamieszka po zakończeniu najmu.
- Zgoda właściciela wskazanego lokalu (pisemna; na żądanie z notarialnym poświadczeniem podpisu).
Kaucja: przy najmie okazjonalnym nie może przekroczyć 6-krotności czynszu.
Czas trwania: wyłącznie umowa na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat.
3) Dla kogo i kiedy ma sens? Plus typowe „haczyki”
Kiedy warto:
- gdy wynajmujesz prywatnie,
- gdy chcesz zminimalizować ryzyko „trudnego” lokatora,
- gdy cenisz sobie jasne procedury i bezpieczeństwo.
Najem okazjonalny problemy i haczyki:
- Brak lokalu zastępczego → umowa nie będzie skuteczna.
- Spóźnione zgłoszenie do US → ryzyko utraty przywilejów.
- Niekompletne dokumenty → problem z nadaniem klauzuli.
- Koszty notariusza – trzeba je doliczyć do budżetu.
- Niepewna weryfikacja najemcy – sam tryb nie zastąpi dokładnej selekcji.
4) Umowa na najem okazjonalny — elementy obowiązkowe + wzór
Umowa musi zawierać:
- Strony i opis lokalu.
- Okres obowiązywania (czas oznaczony, max 10 lat).
- Czynsz, opłaty, kaucję (do 6× czynsz).
- Zasady podwyżek i rozliczeń.
- Protokół zdawczo-odbiorczy.
- Obowiązek dołączenia trzech załączników.
Najem okazjonalny bez notariusza? Nie — oświadczenie najemcy musi być aktem notarialnym. Sama umowa może być w zwykłej formie pisemnej.
Checklista dokumentów:
- Umowa na czas oznaczony.
- Protokół zdawczo-odbiorczy.
- Akt 777 (oryginał + wypisy).
- Wskazanie lokalu zastępczego.
- Zgoda właściciela lokalu.
- Zgłoszenie do US w 14 dni.
5) Notariusz: kto musi być u notariusza i ile to kosztuje
Kto musi być u notariusza?
- Najemca (wszyscy współnajemcy).
- Wynajmujący – zazwyczaj nie.
- Właściciel lokalu zastępczego – tylko, gdy jego podpis ma być poświadczony.
Dokumenty potrzebne: dowód osobisty, umowa najmu, dane właściciela lokalu zastępczego, zgoda właściciela.
Koszty 2024 vs 2025:
| Składowa | 2024 | 2025 |
|---|---|---|
| Taksa (1/10 płacy min.) | 430 zł netto | 466,60 zł netto |
| VAT 23% | + 98,90 zł | + 107,32 zł |
| Wypisy (6 zł netto/str.) | 24–72 zł netto | 24–72 zł netto |
| Suma brutto typowo | ~520–610 zł | ~580–650 zł |
6) Procedura krok po kroku + zgłoszenie do US
- Weryfikacja najemcy.
- Umowa na czas oznaczony + kaucja.
- Wskazanie lokalu + zgoda właściciela.
- Notariusz (akt 777).
- Wydanie lokalu (klucze, liczniki).
- Zgłoszenie do US w 14 dni od rozpoczęcia najmu.
- Monitorowanie płatności.
Jak zgłosić? Właściciel składa zgłoszenie pisemnie lub elektronicznie do właściwego urzędu skarbowego. Należy zachować potwierdzenie.
7) Podatek — najem okazjonalny 2025: stawki, limity i przykłady
Stawki ryczałtu 2025:
- 8,5% przychodu do 100 000 zł,
- 12,5% przychodu od nadwyżki ponad 100 000 zł.
- Limit 200 000 zł dla małżonka, jeśli rozlicza całość.
Przykłady:
- 3 500 zł/mies. → 42 000 zł/rok → podatek 3 570 zł.
- 6 000 zł/mies. → 72 000 zł/rok → podatek 6 120 zł.
- 10 000 zł/mies. → 120 000 zł/rok → podatek 11 000 zł.
8) Gdy najemca nie płaci — ścieżka w praktyce
- Wezwanie do zapłaty.
- Wypowiedzenie umowy.
- Wniosek o klauzulę wykonalności na akt 777.
- Komornik – egzekucja opróżnienia i wydania lokalu.
Przewaga: omijasz pozew o eksmisję. Masz szybszą ścieżkę prawną.
9) Porównanie: najem okazjonalny a zwykły oraz instytucjonalny
| Kryterium | Zwykły najem | Najem okazjonalny | Najem instytucjonalny |
|---|---|---|---|
| Kto może | każdy właściciel | osoba fizyczna (poza DG w wynajmie) | przedsiębiorca |
| Czas | dowolny | oznaczony, max 10 lat | oznaczony |
| Załączniki | brak | akt 777 + wskazanie lokalu + zgoda właściciela | oświadczenie (często 777) |
| Kaucja | do 12× czynsz | do 6× czynsz | zwykle do 6× |
| Zgłoszenie do US | brak | 14 dni | brak |
| Egzekucja | pozew o eksmisję | klauzula na 777 → komornik | podobnie |
| Koszty | niskie | ~580–650 zł (2025) | podobne/wyższe |
10) Najczęstsze pytania (FAQ)
Najem okazjonalny — co to?
Umowa dla osób fizycznych z aktem 777 i dodatkowymi załącznikami.
Czym jest najem okazjonalny?
Umowa na czas oznaczony (max 10 lat) z zabezpieczeniami właściciela.
Najem okazjonalny co to znaczy?
Prostsza droga do komornika, jeśli najemca nie wyprowadza się.
Kto musi być u notariusza?
Najemca (wszyscy współnajemcy). Wynajmujący zazwyczaj nie. Właściciel lokalu zastępczego – tylko przy poświadczeniu podpisu.
Ile kosztuje najem okazjonalny u notariusza w 2025 r.?
Średnio 580–650 zł brutto.
Najem okazjonalny notariusz cena 2024 vs 2025?
2024: ~520–610 zł. 2025: ~580–650 zł.
Najem okazjonalny ile ważny? Na jaki okres?
Na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat.
Najem okazjonalny co potrzeba?
Umowa, akt 777, wskazanie lokalu, zgoda właściciela, protokół, zgłoszenie do US.
Jak zgłosić najem okazjonalny do US?
Do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.
Podatek najem okazjonalny?
Ryczałt 8,5% do 100 000 zł, 12,5% powyżej. Limit 200 000 zł dla małżonka.
Najem okazjonalny bez notariusza?
Nie – akt notarialny jest obowiązkowy.
Najem okazjonalny kto płaci?
Zwykle najemca, ale strony mogą ustalić inaczej.
Najem okazjonalny problemy?
Najczęściej brak lokalu zastępczego, spóźnione zgłoszenie do US, braki w dokumentach.
Najem okazjonalny a zwykły?
Okazjonalny daje szybszą egzekucję, ale wymaga załączników.
Najem instytucjonalny a okazjonalny?
Instytucjonalny – dla przedsiębiorców. Okazjonalny – dla osób fizycznych. Oba zwykle opierają się na akcie 777.
Czy najem okazjonalny jest bezpieczny?
Tak, ale tylko przy zachowaniu procedury i terminów.
